Чи чули Ви про правило 20 хвилин від Рональна Рейгана, 43 президента США?
У книзі "Рейган/ Історія" журналіст Річард Херст описує таке правило, яке Рейган встановив для своїх зустрічей: "Зустріч має тривати не більше 20 хвилин. Якщо за цей час справа не буде зроблена, то зустріч потрібно відкласти." Це було не формальним, але Рейган дотримувався його досить суворо. Він вважав, що це допомагає йому ефективно використати свій час і досягати бажаних результатів.
Ось основні пункти регламенту зустрічей президента Рейгана з відвідувачами:
- Зустріч має тривати не більше 20 хвилин.
- Зустріч має бути заздалегідь підготовлена.
Перед зустріччю помічники президента мали надати Рейгану інформацію про відвідувача, його мету зустрічі та можливі питання. Це дозволяло Рейгану бути добре підготовленим та вести конструктивний діалог. - Зустріч має бути зосереджена на конкретній меті.
Рейган завжди прагнув до того, щоб зустріч була присвячена одній конкретній темі. Це допомагало йому уникнути відволікання та зосередитись на досягненні результатів. - Зустріч має бути продуктивною.
Рейган хотів, щоб кожна зустріч була продуктивною та приносила конкретні результати.
Він завжди прагнув знайти рішення проблеми або досягти домовленості.
1981 року Рейган зустрівся з лідерами профспілок, щоб обговорити підвищення заробітної плати. Зустріч тривала лише 15 хвилин, але за цей час Рейган зміг переконати профспілки погодитися на підвищення заробітної плати в обмін на гарантії збереження робочих місць.
Рейган завжди залишав 5-10 хвилин наприкінці зустрічі для того, щоб поставити запитання на тему зустрічі і дати зворотній зв'язок відвідувачу. Це дозволяло йому переконатися, що він правильно зрозумів позицію відвідувача і що відвідувач зрозумів позицію Рейгана.
Ось як Рейган описував свій підхід до зустрічей: "Я завжди намагаюся дати відвідувачеві достатній час, щоб висловитись. Але я також вважаю важливим дати зворотний зв'язок. Я хочу переконатися в тому, що я правильно зрозумів, що відвідувач говорить, і що він розуміє мою позицію. Тому я завжди залишаю трохи часу в наприкінці зустрічі для запитань та відповідей."
Як на мене - чудова інструкція як для людей, які приймають рішення, так і для їх відвідувачів.
Автор: Анатолій Амелін, економіст, директор економічних програм Українського інституту майбутнього
